Datenschutz und Öffentlichkeitsprinzip
in der täglichen Praxis von Städten und Gemeinden

Datenschutz, Öffentlichkeitsprinzip und Archivbenutzung

Ralph Ruch

Öffentliche Organe (zu denen auch die Gemeinden gehören) sind verpflichtet, eigene Archive zu führen, die archivierten Unterlagen dauerhaft lesbar zu halten und einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Archive dienen unter anderem der Nachvollziehbarkeit öffentlichen Handelns, zum Schutz der Rechte von Bürgerinnen und Bürgern sowie zur Legitimierung rechtlicher Ansprüche eines öffentlichen Organs. Archive sind somit in gewisser Weise die Gedächtnisse des Rechtsstaats. Eine rechtskonforme Informationsverwaltung und Archivierung muss gewährleisten, dass die relevanten Informationen entsprechend (langfristig) verfügbar bleiben. Was aufbewahrt und archiviert wird, muss grundsätzlich benutzt werden können. Nicht nur verwaltungsintern, sondern eben auch durch Externe. Bei der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben eines Archivs sind aber immer die Vorgaben des Datenschutzes zu berücksichtigen. In der Praxis führt dies nicht selten zu anspruchsvollen Situationen, in denen Mitarbeitende in Gemeindeverwaltungen in verschiedenster Hinsicht an ihre Grenzen stossen können. 

Treffen Sie Ralph Ruch an der digma-Tagung zum Datenschutz 2018